internkommunikation

Internkommunikation måste prioriteras

Intern_kommunikation

I dagens samhälle så är det stort fokus på externkommunikation. Man ska lansera produkter, sprida varumärket, publicera innehåll i sociala medier och uppdatera hemsidan. I all hets glöms en viktig del av – internkommunikationen. Jag brukar säga att en viktig faktor för att nå ut med sin kommunikation är de egna medarbetarna. Internt och extern måste gå hand i hand. Om du kan använda medarbetarna som ambassadörer för att börja sprida ordet så har du redan fått en bra grund. Ändå är vikten av fungerande internkommunikation ett vanligt problemen som sällan prioriteras. Att välfungerande internkommunikation dessutom ger tryggare, mer välmående och effektivare personal är en ekvation som många glömmer.

I Sverige så finns det ett klimat av att platt organisation är något att vara stolt över. Men platt organisation och välmående organisation är inte alltid något som går hand i hand tyvärr. Enligt mig behöver en välfungerande organisation en välfungerande internkommunikation. Och välfungernade internkommunikation kräver en tydlig ledare som tar beslut. Det behövs mellanchefer som tar hand om, lyssnar, ger feedback och följer upp mål hos den enskilde individen. Oavsett mängden kanaler så får man inte glömma det är människan som är den viktigaste delen i internkommunikationen.

 

Några tips på vägen:

Utvärdera kanaler
Vilka kanaler använder ni för internkommunikation? Vad säger ni var? Vet medarbetarna var informationen finns? Fungerar dem ni har? Behöver ni fler eller färre?

Kommunicera
Välfungerande internkommunikation handlar om att kommunicera snarare än att informera. Gör medarbetarna delaktiga. Tänk på att de är företagets bästa ambassadörer.

Tydlighet  
Tydlighet är nyckel till allt skulle jag vilja säga. I alla fall nästan. Tydligt kring mål och vision är en viktig del för att skapa enighet och motiverade medarbetare. Även varför målet ser ut som det gör men också hur man ska nå dit.  Det är viktigt att varje enskild medarbetare vet vad hen ska bidra med för att nå dit.

Tydlighet för det budskap som man vill att medarbetare ska ta till sig. Transparens är viktigt men ta bort överflödig information och skapa ett tydligt budskap som du vill förmedla. Annars skapas spekulationer och oro och risken är att man lyssnar på allt annat än det som faktiskt är budskapet.

Extern och intern
Tänk på att intern och extern kommunikation måste gå hand i hand.

Kriskommunikationens gyllene regler

kriskommunikationJag hade i förra veckan ett samtal om kriskommunikation med en av mina kunder. Tänkte därför ge lite tips, råd och tankar kring hur jag ser på kriskommunikation.

Bra kriskommunikation är ett arbete som börjar långt innan man ens kan ana att en kris är i antågande. Det grundar sig först och främst i bra internkommunikation, som både behöver vara operativ och strategisk. Det handlar också om att alla anställda förstår företagets värderingar, policy och varumärke för att alla internt förmedlar samma bild när en kris väl uppstår.

Förberedelser
Förberedelserna innebär att ha en tydlig krisplan för en bra kommunikation. Det handlar om att riskinventera, dvs att se vilka risker som finns i branschen och hur man ska agera när den uppstår? Se olika scenarior och gör en plan för att vara förberedd när de uppstår. Se också alltid till att nyckelpersoner är uppdaterade och utbildade på hur och vad de ska kommunicera.

Vanliga brister i en kris
När en kris uppstår så är internkommunikationen precis lika viktig som den externa. Det känns ofta som just det här är det som många företag missar. Om inte de anställda vet och är informerade är risken stor att felaktiga rykten sprids. Ska alla internt förmedla samma bild av krisen, så måste också företaget förklara vilken. Ta initiativet i kommunikationen när en kris uppstår. Informera internt, kunder och leverantörer men också medier. Ha en talesperson som alla hänvisar till. Men se också till att ha en ersättare till talespersonen så att man inte jobbar dygnet runt.

Sociala mediers roll i en kris är både ett hot och en möjlighet. Snabbheten gör att företaget snabbt kan gå ut och dementera rykten och förklara hur det faktiskt ligger till. Men det gör också att det enklare för anställda i ett företag att skapa fel bild av krisen.

Det är vanligt i en kris att man börjar kasta negativ kritik på varandra internt under pressade förhållanden. Spar det här till uppföljningen, för till exempel loggbok över tider och kontakter för att kunna göra en bra uppföljning. Det finns också ett syfte i att ta in experthjälp eftersom man inte är objektiv mitt i en kris.

Råd på vägen

  • Öppenhet och transparens
  • Ett budskap – en talesperson
  • Q&A – sprid till alla som kan tänkas få frågor
  • Internkommunikation till ALLA anställda – vilken bild ska förmedlas
  • Ta initiativ i kommunikationen
  • Var snabb
  • Kortfattad information
  • Berätta bara vad man vet säkert och upprepa central fakta
  • Prioritera positiva budskap och bemöt felaktig fakta direkt
  • Meddela när nästa informationstillfälle ges
  • Informera ofta även om ingen ny fakta finns
  • Våga vara människa – visa empati

En bra blogg att läsa om kriskommunikation är Modern Kriskommunikation av Jeanette Fors-Andrén.